Ihre Eingangs-Briefpost per externer Poststelle täglich direkt für jeden Mitarbeiter auf den Bildschirm!

 - diese Outsourcing-Idee hat paper2mail seit 2003 über die Grenzen Deutschlands hinaus bekannt gemacht, denn die Ablösung des konventionellen Posteingangs- und Verteilprozess durch paper2mail hat gerade für kleine und mittelständische Unternehmen nicht nur in finanzieller Hinsicht enormes Einsparpotential.

Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten müssen Potentiale und Synergie-Effekte möglichst intelligent ausgenutzt werden. Bei der digitalen Postverarbeitung durch paper2mail liegen die Vorteile klar auf der Hand:

1. Digitalisierte Eingangspost ist schneller für den Addressaten verfügbar, als bei jeder physikalischen Verteilung.

2. Die Inhalte sind sofort weltweit online abrufbar.

3. Die Bearbeitung ist in wenigen Sekunden weltweit von jedem Standort aus möglich.

4. Die Dokumente sind aufgrund des PDF/A-Standards ohne weitere teure Software elektronisch archivierbar.

5. Alle Dokumente können direkt in elektronische Workflows eingebunden werden. (z.B. MS-Sharepoint)

6. Sie haben jederzeit volle Preistransparenz

Mit paper2mail ist Ihr Vorhaben zur Digitalisierung Ihrer Eingangspost in guten Händen!

Mit uns sind Sie unabhängig davon, ob Sie große Volumina oder Kleinst-Mengen an Post-Dokumenten erwarten.

Wir haben im Laufe der letzten 5 Jahre unsere Digitalisierungsleistungen so weiterentwickelt, daß wir ein Start-Up Unternehmen ebenso günstig und effizient bedienen können, wie einen Privat-Haushalt und dennoch können wir Ihnen immer ein interessantes und günstiges Preisgefüge anbieten.

All das ist bei uns inzwischen seit Jahren als flexibler Standard etabliert und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Als Kunde haben Sie keine nennenswerten Investitionen zu tätigen und profitieren - wenn Sie wollen - schon morgen direkt von den Vorteilen unseres Services. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang.


Einfach, sicher, zuverlässig und transparent.

Grundsätzlich wir bieten Ihnen standardmäßig folgende Services:

• Entgegennahme der Tagespost im paper2mail Digitalisierungszentrum Marktheidenfeld
  (Innerhalb des Main-Spessart Gebietes und Würzburg ab 1000 Sendungen pro Monat: kostenlose Abholung) 
• Routing / elektronische Zustellung nach Kundenwunsch:
  z.B. nach Standort, Geschäftsbereich, Arbeitsgebiet, Geschäftszeichen, Abteilung, bis hin zur Sachbearbeiter Ebene
• Aussortierung von Sendungen
  z.B. Post an die Geschäftsführung, Irrläufer, Rückläufer, mit Vermerk "privat/vertraulich", andere nicht scanbare Post
• Scantechnische Aufarbeitung
  Glätten sowie Entfernen von Klammern und Heftungen
• Digitalisierung der Originaldokumente und OCR (Optische Zeichenerkennung)
• Transfer ins PDF/A Format inkl. der erkannten Textinformationen (d.h. Volltextrecherche ist möglich)
  für die Langzeitarchivierung
  
• Qualitäts-Check, ggf. Nachbearbeitung
• nächtliche Generierung von Scan-, Versand-, oder Vernichtungs-Reports
• Bereitstellung der digitalen Post über die paper2mail Portale oder direkt in das Content-Managementsystem (ECM) des Kunden
• Benachrichtigung per E-Mail / SMS oder nach Kundenwunsch
  
• Einlagerung oder Zwischenlagerung der Original-Dokumente in gesicherten und per Kamera überwachten Räumen
• Rücklieferung oder zertifizierte Entsorgung der Original-Dokumente an den Kunden

Postsendungen enthalten oft sensible Daten. Deshalb legen wir höchsten Wert auf alle sicherheitsrelevanten Faktoren.
Dazu gehören die Wahrung des Postgeheimnisses und die Einhaltung des Datenschutzes ebenso wie die regelmäßige fachliche Neu-Qualifikation und absolute Vertrauenswürdigkeit unseres Personals und aller Sub-Unternehmer.

Unsere Mitarbeiter, unsere Technik und alle internen Prozesse unterliegen deshalb wesentlich strengeren Anforderungen, als es nach Rechtslage oder für den Bestand unserer Postlizenz notwendig wäre.