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Mit paper2mail erhalten Sie eigentlich nicht nur eine zentrale, virtuelle Poststelle, sondern quasi ein
externes digitales Sekretariat, das für Sie Ihre Post annimmt,
einscannt und Ihnen dann digital (z.B. per SSL-Portal) in Ihrem elektronischen Postfach bereitstellt. So wissen Sie jederzeit, welche Post für Sie angekommen ist, können generell per Vorab-Regelwerk oder bei entsprechender Auftragsgestaltung auch fallbezogen, also pro Dokument entscheiden, was wir öffnen und scannen sollen, was vernichtet werden soll oder was wir Ihnen an einen beliebigen Ort der Welt nachsenden sollen. Workflow PosteingangsbearbeitungDer zugrundliegende Poststellen-Workflow ist keine Erfindung von paper2mail, sondern wurde in den Grundzügen bis in die 90er Jahre des letzten Jahrhunderts und damit schon einige Jahrzehnte vor der Existenz von paper2mail von den persönlichen Sekretärinnen und Sekretären bzw. Sekretariatsbüros und ihren weltweit im Einsatz befindlichen hochrangigen Vorgesetzen - meistens Vorstände großer Unternehmen (Großbanken, Versicherungen, Industrie, etc.) - entwickelt und wird immer noch in vielen Sekretariaten auf der Welt in ähnlicher oder abgewandelter Form (früher per Telex, später auch per FAX) eingesetzt.Durch die zunehmende Verbreitung von direkter Kommunikation per E-Mail und SMS und weitreichende Einsparungen ab Mitte der 90er Jahre hat er natürlich an Bedeutung verloren. Einige werden sich ggfs. noch an nächtliche Fax-Aktionen nach Übersee wegen wichtiger Post an den Chef erinnern. In eingen alten Spielfilmen aus den 40er, 50er bis in die 80er Jahre finden sich noch Szenen, die den Workflow unter Verwendung eines Telex zeigen, hier am Beispiel einer alten Softwaresimulation auf Windows 3.11 Basis:  Noch heute werden Top-Sekretärinnen zum Thema Chefentlastung, Posteingangsmanagement, Postbearbeitung und Führung eines Posteingangsbuches nach diesen zugrunde liegenden "Best Practices" ausgebildet. paper2mail nutzt dafür allerdings High-End-Scanner und heute verfügbare schnellere elektronische Kommunikationsmöglichkeiten und eine daran angepaßte strukturierte, digitale Kommunikation (E-Mail-Formulare, WEB-Portal mit Formular-Unterstützung, Seriennummern-Zuordnung und anfangs EAN-Scan-Codes zur Identifizierung einzelner Sendungen - so ist übrigens auch unser LOGO entstanden *s.u.) , um dem eigentlichen Empfänger und Eigentümer der Postsendungen (unserem Kunden) die volle Entscheidungs-Hoheit gerade auch bei besonders vertraulicher Post zu belassen. Zur Zeit unserer Gründung machte zudem gerade das Urteil des LAG Hamm vom 19. Februar 2003 (Az: 14 Sa 1972/02) Furore, welches später auch in der neuen DIN 5008 seinen Niederschlag fand. Darin wurde für Recht erkannt, dass das Sekretariat oder die Poststelle die an einen Mitarbeiter eines Unternehmens adressierte Post nicht öffnen dürfe, soweit die Adresszeile einen Vermerk "persönlich" oder "vertraulich" enthält. Dies habe eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte, auf die sich der Empfänger berufen könne, zur Folge. Um hier jedoch keine Gründe für einen Disput im Hause unserer Kunden oder im Verhältnis zwischen uns und unserem Kunden heraufzubeschwören, haben wir direkt vorsorglich sowohl Firmen- als auch Privatkunden eine Kombination aus Regelwerk und der pragmatischen Möglichkeit der elektronischen Vor-Ansicht (Scan des verschlossenen Umschlages) mit Freigabe-Workflow angeboten, da eine direkte verschlossene physikalische Weitergabe i.d.R sehr umständlich gewesen wäre. So versuchen wir den Grundgedanken des Postgeheimnisses seit unserer Gründung im Jahre 2003 mit Hilfe neuer Technologieen umzusetzen, denn nach unserem Credo ist jede Sendung individuell - und damit auch ihr spezieller Grad an Vertraulichkeit. Jede gute Sekretärin macht es nicht anders, wir machen es nur ein wenig schneller, häufiger und billiger. Post-Nachsendeantrag, privater Nachsendeservice, Domiziladresse, Abholung? - Wie kommt die Post zu paper2mail?Sie leiten z.B. Ihre Post an uns weiter, indem Sie bei Ihren lokalen Postdienstleistern entweder einen einen Nachsendeservice in Anspruch nehmen bzw. Nachsendeantrag stellen. Alternativ erhalten Sie von uns eine Domiziladresse (Geschäftsadresse für die Postverarbeitung) und geben diese einfach Ihren Korrespondenzpartnern generell oder nur für bestimmte Eingangskanäle an. In vielen Fällen macht es durchaus Sinn, die Arbeitsprozesse der Hauspost zunächst zu adaptieren.Denkbar ist z.B. eine Aufteilung nach Posteingangskanälen oder/und Adressaten:
Welche Voraussetzungen werden für meine virtuelle Post benötigt?Ähnlich wie bei einem realem Sekretariat benötigen wir von Ihnen zunächst einen Auftrag mit einem entsprechenden Regelwerk zur Postbearbeitung.Zusätzlich benötigen wir eine Postvollmacht, um uns gegenüber den Postzustellern als "befugt" für die Annahme der Post ausweisen zu können, denn ohne die Vollmacht können uns Ihre Sendungen u.U. nicht ausgehändigt werden. Sie benötigen eine sichere und zuverlässige E-MAIL Adresse, denn darüber erhalten Sie einerseits von uns Benachrichtigungen zu eingetroffenen Sendungen sowie ggfs. auch Ihre digitalisierten Dokumente und andererseits steuern Sie darüber, wie wir im Einzelfall mit einer bestimmten Briefsendung ( Irrläufer, NON-DISCLOSURE, Vertraulich, etc.) verfahren sollen. Zudem müssen Sie auf dem von Ihnen genutzten Computer PDF Dateien anzeigen können, was aber in der Regel der Fall ist.  Wie ist nun der tägliche Ablauf im "paper2mail digital mailroom"?Jede für Sie eingetroffene Sendung erhält eine fortlaufende Referenznummer und jedes Postgut wird von außen anhand des Regelwerkes daraufhin überprüft, ob wir die Sendung öffnen dürfen, oder nicht, bevor sie gescannt wird und in in Ihrer digitalen Ablage gespeichert wird..A.) POSTSENDUNG ERFASSEN ABER NICHT ÖFFNENFalls wir
die Sendung nicht öffnen dürfen, scannen wir den Umschlag von außen und
stellen Ihnen das Resultat mit Dokument-Referenznummer und
Absenderinformation zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie eine
Benachrichtigung per E-Mail und - wenn gebucht - per SMS. Dann
entscheiden Sie per paper2team Funktionalität oder per vorbereitetem
E-Mail Formular (in Kürze zusätzlich per SMS) sehr einfach, wie wir mit
diesem Dokument weiter verfahren sollen: 1. Nichts tun 2a.
Öffnen und Einzelblätter scannen 2b. Einzelblätter scannen und ggfs
gebundene Anlagen komplett manuell scannen 3. Vernichten 4. Einzelsendung weiterleiten an eine von Ihnen bestimmte Adresse B.) POSTSENDUNG ÖFFNEN UND SCANNEN Falls wir die Sendung öffnen dürfen,
scannen wir alle Einzelblätter, wobei einfache Heftklammern,
Metallclips, lösbare Bindungen etc. zum Scannen entfernt und hinterher
wieder angebracht werden. Bei gebundenen Sendungen, etwa Büchern,
Katalogen oder mit einem Siegel versehenen Anhängen wird ohne spezielle
Weisung nur das Deckblatt gescannt. Dann stellen wir Ihnen das
Scanergebnis zu und Sie entscheiden per E-MAIL (in Kürze auch per SMS)
oder sehr einfach über die paper2team Funktionalitäten anhand der
Referenznummer, wie wir weiter verfahren sollen: 1. Nichts tun 2a.
Öffnen und Einzelblätter scannen 2b. Einzelblätter scannen und ggfs
gebundene Anlagen komplett manuell scannen 3. Vernichten 4. Einzelsendung weiterleiten an eine von Ihnen bestimmte Adresse C.)
INNENUMSCHLAG Falls wir die Sendung zwar öffnen dürfen, aber sich
besondere Innenumschläge in der Sendung befinden, wie sie z.B. für
PIN-Codes etc. verwendet werden, werden diese Umschläge nicht ohne
ausdrücklichen Auftrag Ihrerseits geöffnet. auch in diesem Fall stehen
Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 1. Nichts tun - dann wird
der Umschlag definitiv nicht geöffnet 2. Öffnen und Einzelblätter
scannen 3. Vernichten 4. Einzelsendung weiterleiten an eine von Ihnen
bestimmte Adresse Für die Ausführung der jeweils von Ihnen erteilten
Weisungen benötigen wir maximal einen Arbeitstag, i.d.R. erfolgt die
Bearbeitung jedoch innerhalb weniger Stunden. Wie kommt die
Originalpost zu Ihnen? Je nach gewählter Auftragsart und Volumen oder
Weisung senden wir Ihnen Ihre Original-Post an eine von Ihnen genannte
Adresse weiter. Zusätzlich erhalten Sie eine genaue Aufstellung aller
Sendungen und deren Referenznummern sowie der jeweils enthaltenen
Seitenzahl. 
Das Briefgeheimnis bzw. Postgeheimnis: Wer erhält Einblick in die Inhalte der Post? In aller Regel nur Sie
persönlich. Ein Scan-Operator bei uns ist im wesentlichen verantwortlich für den Dokumentenzufluß in einen oder mehrere Scanner, sowie die Rücksortierung der gescannten Dokumente in die entsprechenden Umschläge und Anbringung von Aufklebern mit Referenznummern auf den Umschlägen, etc. Unsere Scanner schaffen ca. 80 Seiten pro Minute. So schnell kann ein Mensch in der Regel natürlich nicht lesen. Nur in den Fällen, in denen sich eine Störung im Betrieb ereignet, z.B. Papierstau beim Scanvorgang, Dateifehler in der entstehenden PDF-Datei, wird ein Scan-Operator sich ggfs. den Inhalt eines Dokumentes ansehen, aber dann im wesentlichen aus Gründen der Qualitätssicherung. Das Routing von
Dokumenten, also die Zuordnung aufgrund von Inhalten an einen
bestimmten Empfänger oder auch die Klassifizierung eines bestimmten
Dokumententypes (Rechnung, Mahnung, Lieferschein, etc.) oder auch von
uns i.d.R. mitgelieferte Absenderinformationen werden inzwischen zu 95%
mit Hilfe unserer OCR-Engine automatisch ausgewertet. Nur in den
Fällen, in denen die maschinell gefundenen Informationen nicht
eindeutig sind, wird ggfs. durch den Operator von Hand eingegriffen. Lediglich die Bewertung einer Sendung zu Anfang des Prozesses, also die Entscheidung, ob ein Umschlag geöffnet werden darf oder verschlossen gescannt wird, wird zur Zeit (noch) durch einen Menschen aufgrund der von aussen erkennbaren Merkmale vorgenommen. *)
Sternchentext - wir haben leider erst Anfang 2004 verstanden, dass
EAN-Codes aufgrund ihrer Fehleranfälligkeit bei zerknitterter Post nur
sehr schlecht geeignet sind - da war allerdings das LOGO schon fertig
und wir haben es so gelassen, "SORRY" an alle, die in den letzten
Jahren nach EAN-Codes auf den Umschägen der Nach-/ Rücksendungen
gesucht haben. |
